Cómo cobrar las consultas en el consultorio: copago, obra social y caja

Las tres formas en que se paga una consulta

• Particular. El paciente paga el total. Es el caso simple: entra a la caja con su medio de pago.
• Obra social o prepaga con copago. El paciente paga una parte (el copago) y el resto lo factura el consultorio al financiador. Son dos plazos y dos cobros distintos, y el error clásico es anotar solo el copago y olvidarse del resto.
• Obra social sin copago. El paciente no paga nada hoy; todo se cobra al financiador después. Si no queda registrado en el momento, ese dinero no se reclama nunca.

La regla: cada consulta atendida tiene un cobro registrado, aunque el paciente no haya pagado nada hoy. Lo que pagó entra a la caja; lo que debe el financiador queda como pendiente por obra social.

El copago, la obra social y la caja son tres números distintos

Al registrar el cobro de una consulta se anotan: el importe total de la consulta, cuánto cubre la obra social, cuánto es copago o pago del paciente, y con qué medio de pago pagó (efectivo, débito, transferencia, Mercado Pago). Con eso, el sistema resuelve solo tres preguntas que hoy nadie puede contestar:

• ¿Cuánto entró hoy a la caja? Solo lo que pagaron los pacientes, por medio de pago.
• ¿Cuánto tengo pendiente de cobrar a cada obra social este mes?
• ¿Cuánto facturó cada profesional, contando lo que pagó el paciente y lo que va a pagar el financiador?

Si la caja del día "cierra" pero no sabés cuánto te deben las obras sociales, no estás controlando el consultorio: estás controlando el efectivo.

Señas: cobrar antes de atender

Para turnos largos y pacientes nuevos, muchos consultorios piden una seña al reservar, pagada con Mercado Pago desde el link del turno. Cuando el paciente viene, la seña se descuenta del total: el cobro de la consulta queda con dos líneas de pago (la seña, ya cobrada, y el saldo de hoy). Si el sistema no vincula la seña con la consulta, aparece dos veces en la caja o no aparece nunca.

Tratamientos por sesión

Una ortodoncia, diez sesiones de kinesiología, un tratamiento de estética médica: no es una consulta, es una serie. Dos formas de cobrarlo, y las dos necesitan lo mismo:

• Por sesión. Cada turno tiene su cobro. Lo que hace falta es ver, en la ficha del paciente, cuántas sesiones van y cuáles están pagas.
• Con presupuesto. El tratamiento se cotiza entero, el paciente lo acepta y va pagando; cada sesión descuenta de lo presupuestado. Sirve para dejar por escrito qué incluye y a qué precio.

En cualquiera de las dos, cada sesión queda vinculada a su cobro. Así, cuando el paciente pregunta "¿cuánto me falta?", la respuesta está en la ficha, no en la memoria de recepción.

La caja del consultorio

La caja funciona igual que en cualquier negocio: se abre a la mañana, entra cada cobro con su medio de pago, salen los gastos chicos (la limpieza, el cadete) y se cierra a la noche con el arqueo. Lo que cambia en un consultorio es que hay varias personas cobrando (recepción a la mañana, otra persona a la tarde) y varios profesionales cuyo dinero pasa por la misma caja. Cada cobro tiene que decir quién lo cobró y de qué profesional es. Sin eso, la liquidación de fin de mes es una discusión.

Liquidar a los profesionales

En un centro médico, cada profesional cobra un porcentaje de lo que produce (o un monto fijo por consulta). Con cada cobro registrado a nombre del profesional que atendió, la liquidación mensual se calcula sola: lo que produjo, cuánto le corresponde, cuánto se le pagó. Y queda registrado. La alternativa, la planilla del contador armada a mano desde el cuaderno, es donde más plata se pierde sin que nadie se dé cuenta.

Facturar

Cada cobro genera una venta. Si el consultorio factura electrónicamente, el comprobante se emite desde ahí: al paciente por lo que pagó, o a la obra social por lo que se le liquida. No hace falta pasar nada a otro sistema.

Un sistema para consultorios que tenga el cobro pegado al turno (copago, obra social, descuento, medio de pago), la caja y la liquidación por profesional convierte el cuaderno en tres números claros todos los días. Y si hay factura electrónica de por medio, sale del mismo lugar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo registro una consulta que paga la obra social y el paciente solo abona el copago?

Cada cobro tiene dos partes: lo que paga el paciente ahora (copago o particular) y lo que factura la obra social después. Se anotan las dos en la misma consulta; a la caja entra solo lo que el paciente pagó, y lo de la obra social queda como pendiente de cobro por financiador.

¿Puedo cobrar por sesión y también por tratamiento completo?

Sí. Un tratamiento largo (una ortodoncia, diez sesiones de kinesiología) se puede cobrar por sesión, con un presupuesto que deja el total cotizado, o de una vez al inicio. Lo importante es que cada sesión quede vinculada al cobro para saber qué falta.

¿Cómo liquido a los profesionales que atienden en mi centro?

Con un porcentaje o un monto fijo por consulta cobrada, calculado por el sistema. A fin de mes se liquida lo del período y queda registrado qué se pagó a quién.

¿La consulta se puede facturar electrónicamente?

Sí. El cobro genera la venta y, si el consultorio factura con ARCA, se emite el comprobante al paciente o a la obra social desde el mismo lugar.