Control de stock en un bar: por dónde se te va la mercadería

Primero: definí la medida y respetala

El control de una barra empieza por un número que muchos locales nunca fijaron: cuántos mililitros lleva un trago. Si la medida es "lo que sale", no hay stock que cierre.

Una botella de 750 cc con medida de 50 cc rinde 15 tragos. Con la mano pesada a 65 cc, rinde 11. Son 4 tragos por botella que nadie cobró.

Con un fernet de $18.000 la botella y el trago a $4.500, esos 4 tragos son $18.000 perdidos por botella. En un fin de semana de 20 botellas, es un sueldo.

• Definí la medida por tipo de bebida y escribila donde el barman la vea.
• Comprá medidores. Cuestan poco y se pagan solos en una noche.
• Cargá el rendimiento esperado por botella en el sistema y comparalo contra lo vendido.

Las cinco fugas clásicas

1. Tragos sin cargar. El que se sirve "rapidito" mientras hay cola y después nadie recuerda.
2. Invitaciones que no se anotan. Invitar está bien; no registrarlo hace que el faltante parezca robo.
3. Roturas. Una caja de vasos y dos botellas al mes es normal. Sin registrarlo, es un agujero sin explicación.
4. El vencimiento de lo que rota poco. Los licores raros y las cervezas especiales se vencen mirándote.
5. Compras sin remito. Si no sabés exactamente qué entró, no podés saber qué falta.

Cómo contar sin volverte loco

El error es querer inventariar todo cada noche. No se sostiene. Lo que funciona es dividir:

• Diario, solo lo caro y lo que más sale: los cuatro o cinco destilados principales. Son diez minutos.
• Semanal, la barra completa: cervezas, vinos, gaseosas, insumos.
• Mensual, todo: incluido el depósito, la cristalería y los descartables.

La botella abierta

El problema de contar una barra es que la mitad de las botellas están por la mitad. Dos formas prácticas:

• A ojo por décimos: anotás 0,4 o 0,7 de botella. Rápido, con un margen de error que para el día a día alcanza.
• Con balanza: pesás la botella y el sistema calcula el contenido. Más preciso, ideal para el conteo mensual y para los destilados caros.

El número que te dice la verdad

Todo esto sirve para calcular una sola cosa: la diferencia entre lo que deberías tener y lo que tenés.

Stock inicial + compras − ventas = stock teórico. Stock teórico − stock contado = la fuga.

Una diferencia del 1% o 2% en bebidas es tolerable. Del 5% para arriba hay algo concreto pasando, y casi siempre es la medida del trago o cargas que no se hacen.

Que lo haga el sistema

Hacer esta cuenta a mano es posible; sostenerla todas las semanas no. Con un control de stock conectado al punto de venta, cada trago que se cobra descuenta los mililitros de la botella correspondiente. El stock teórico lo tenés siempre al día, y contar pasa a ser solo verificar.

Y con el módulo de gastronomía, la barra y la cocina comparten el mismo stock: si el trago lleva jugo de limón, el limón también baja.

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje de merma es normal en un bar?

En bebidas, entre 1% y 3% entre roturas, medidas y degustaciones. Arriba de 5% hay una causa concreta, y casi siempre es la medida del trago o ventas que no se cargan.

¿Cómo cuento las botellas abiertas?

Por décimos a ojo para el conteo diario, que es rápido y alcanza. Con balanza para el conteo mensual y para los destilados caros, donde el error a ojo cuesta plata.

¿Conviene contar todos los días?

Todos los días solo las cuatro o cinco bebidas de mayor valor y rotación: son diez minutos. La barra completa una vez por semana y el depósito una vez por mes.

¿El sistema descuenta el stock de un trago?

Sí, si cargás la receta del trago con sus mililitros. Al cobrar el trago en el punto de venta, baja lo que corresponde de cada botella e insumo.