Agenda para psicólogos: sesiones fijas, ausencias y cobro mensual sin perseguir a nadie
El consultorio de psicología no funciona como una clínica: el paciente viene siempre el mismo día, la sesión perdida no se reemplaza con otro paciente, y el cobro suele ser mensual. La agenda tiene que estar pensada para eso, o termina siendo una libreta con tachaduras.
Sesiones fijas: cargarlas una vez
La mayoría de los pacientes tiene su horario: martes 17:00, todas las semanas. Anotarlo cada semana es la forma más segura de olvidarse una. En la agenda, el turno se carga como recurrente (semanal o quincenal) y se genera solo hacia adelante. Si un martes el paciente no viene, se cancela ese turno y la serie sigue. Si deja el tratamiento, se cierra la serie y el horario queda libre para otro.
Lo mismo para los bloqueos del profesional: la supervisión del jueves, las vacaciones de enero. Se cargan una vez y la agenda no ofrece ese horario a nadie.
La sesión perdida no se recupera (por eso hay que evitarla)
En una clínica, el turno que se cancela lo toma otro paciente. En psicología, no: el horario de las 17 es de ese paciente y nadie más lo va a usar hoy. Por eso el objetivo no es llenar el hueco sino que el paciente venga. Un recordatorio por WhatsApp el día anterior, corto y con un link para confirmar o avisar, baja las ausencias más que cualquier otra cosa. Y si avisa con tiempo, queda registrada la hora del aviso, que es lo que después define si la sesión se cobra o no.
La política de ausencias sirve si está escrita, avisada y registrada. "Me avisaste tarde" no se discute cuando el link dice a qué hora canceló.
Notas de sesión: privadas de verdad
Lo que se escribe en una sesión de psicología es lo más sensible que puede guardar un consultorio. Las evoluciones tienen que estar accesibles solo para el profesional que atiende: ni la secretaria ni el colega que comparte el consultorio. Es un permiso del sistema, por rol, no un acuerdo de palabra. Y cada evolución queda con fecha y autor, sin poder borrarse, que es lo que la ley argentina pide para la historia clínica informatizada. Sobre eso hay una nota entera: qué tiene que tener una historia clínica electrónica.
Con plantillas cortas (motivo, lo trabajado, lo pendiente para la próxima) la nota se escribe en dos minutos entre paciente y paciente, que es la única forma de que se escriba.
Cobro por sesión o mensual
Hay dos formas habituales y el sistema tiene que aceptar las dos:
- Por sesión. Cada turno tiene su cobro: particular, o con obra social y copago. Entra a la caja con su medio de pago (efectivo, transferencia, Mercado Pago).
- Mensual adelantado. El paciente paga las cuatro sesiones del mes al principio. Lo importante es que en su ficha se vea qué sesiones cubre ese pago y cuándo vence, para no perseguir a nadie: el sistema avisa que el mes que viene no está pago.
Las sesiones canceladas tarde, si la política dice que se cobran, se registran como cobradas sin atender: así el número de fin de mes es real. Cómo se ordena esto en la caja está en la nota sobre cómo cobrar las consultas.
Reserva online, con cuidado
Para el paciente nuevo, un link donde elige el primer turno entre los horarios que el profesional abrió sirve mucho: evita el ida y vuelta de mensajes. Para los pacientes en tratamiento, el horario fijo manda; el link se usa solo para reprogramar una sesión puntual. Los horarios fijos ocupados no aparecen disponibles para nadie más.
Varios profesionales en el mismo consultorio
Cuando el consultorio lo comparten tres o cuatro psicólogos, cada uno tiene su agenda y sus pacientes, ve solo lo suyo y cobra lo suyo. Si el consultorio liquida un porcentaje por sesión (alquiler de consultorio o centro que factura), la liquidación mensual sale sola de los cobros registrados a nombre de cada profesional.
En resumen
- Cargar cada paciente con su horario fijo, una sola vez.
- Recordatorio con link el día anterior; política de ausencias escrita.
- Notas de sesión que solo ve el profesional.
- Cobro por sesión o mensual, con la ficha diciendo qué está pago.
Un sistema para psicólogos con turnos recurrentes, recordatorios, evoluciones privadas y cobro por sesión o mensual resuelve las cuatro cosas en la misma agenda.
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Probar GratisPreguntas frecuentes
¿Cómo agendo al paciente que viene siempre el mismo día y hora?
Con un turno fijo o recurrente: se carga una vez (martes 17:00, semanal) y la agenda lo genera solo hacia adelante. Si un martes no viene, se cancela ese solo, y la serie sigue.
¿Cobro la sesión que el paciente canceló a último momento?
Es una decisión de cada profesional, pero la regla tiene que estar escrita y avisada. Con el link del turno se ve a qué hora canceló, y la política (por ejemplo, con menos de 24 horas se cobra) se aplica sin discutir.
¿Conviene cobrar por sesión o por mes?
Depende del paciente. Muchos psicólogos cobran por mes adelantado (cuatro sesiones) y otros por sesión. El sistema tiene que permitir las dos y mostrar en la ficha qué sesiones están pagas.
¿Las notas de sesión las ve la secretaria?
No. Las evoluciones las ve y las escribe solo el profesional. Recepción maneja la agenda, los contactos y los cobros, nada más. Es un permiso del sistema, no una cuestión de confianza.
